Breaking News

Urusan Umum

ADMINISTRASI UMUM

Administrasi umum diartikan berupa aktivitas ketatausahaan , Pedoman dan tata surat menyurat, pada SUPM Negeri Waiheru Ambon mengacu pada pola Klasifikasi kearsipan Kementerian Kelautan dan Perikanan. perangkat tata persuratan yang digunakan dalam kegiatan surat- menyurat adalah meliputi :

  1. Buku Agenda
  2. Buku Ekspedisi
  3. Buku kendali surat
  4. File Arsip
  5. Lembar disposisi
  6. Tempat menyimpan File Arsip

Penanganan Surat Masuk

Surat masuk setelah diterima, baik melalui pos, faximile maupun diantar langsung diserahkan kepada kepala Sub Bagian Tata Usaha kemudian diagendakan dan diberi lembar disposisi dan diteruskan kepada Kepala Sekolah untuk dipelajari, oleh Kepala Sekolah di beri petunjuk atau di instruksikan penanganannya untuk penyelesaian sesuai dengan maksud surat.

Surat tersebut setelah diberi petunjuk / instruksi pada lembar disposisi dan dikembalikan kebagian Tata Usaha untuk diteruskan kepada unit kerja atau pegawai yang ditunjuk guna mendapat penyelesaian terlebih dahulu, serta dicatat pada buku kendali dan di paraf oleh pegawai yang bersangkutan.

Surat masuk memerlukan tindak lanjut jawaban melalui surat, penyelesaiannya mengikuti tata aturan penanganan surat keluar, sedangkan surat masuk yang sifatnya berupa petunjuk atau imformasi setelah diketahui oleh unit – unit organisasi yang bersangkutan, surat tersebut dikembalikan kepada bagian Tata Usaha untuk disimpan pada file arsip.

Penanganan Surat Keluar

Konsep surat keluar baik yang bersumber dari unit – unit kerja atau dari Kepala Bagian Tata Usaha harus terlebih dahulu disampaikan kepada Kepala Sekolah untuk mendapat persetujuan dan setelah di setujui, surat tersebut di agendakan untuk selanjutnya di teruskan kepada bagian penggadaan / pengetikan.

Surat setelah di ketik di koreksi oleh unit –unit pengonsep surat dari bagian tata usaha untuk diperiksa dan diparaf dan selanjutnya disampaikan kepada Kepala sekolah untuk ditanda tangani.

Surat yang telah ditanda tangani dimasukan dalam sampul yang telah diberi alamat yang dituju, dicatat pada buku ekspedisi dan langsung dikirim. Pengiriman dilaksankan dengan dua cara, yaitu dikirim melalui pos untuk alamat yang jauh dan di antar langsung untuk alamat yang dapat dijangkau atau dekat. Pertinggal surat atau arsip surat oleh bagian tata usaha di simpan pada file arsip dengan klasifikasi surat.

Mutasi Surat

Mutasi surat adalah banyaknya surat masuk yang diterima dan surat keluar yang dikirim selama satu tahun, mutasi surat dihitung berdasarkan tahun kalender karena yang berlaku, penomoran surat pada buku agenda selalu dimulai pada awal tahun, yakni Januari dan tutup pada akhir tahun bulan Desember.

 

Translate »